1. Úvod do zásad ochrany osobních údajů
Ochrana soukromí a osobních údajů je pro nás klíčová součást profesionálního fungování eventové agentury Bohenoc. Při plánování a realizaci tematických eventů, pokerových večerů a společenských setkání pracujeme s kontaktními údaji klientů a jejich hostů, a proto dbáme na jejich bezpečné a transparentní zpracování.
V těchto zásadách se dozvíte, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, jak dlouho a jaká máte v souvislosti s jejich zpracováním práva. Pokud využíváte naše služby, zasíláte poptávku prostřednictvím webu nebo s námi komunikujete jiným způsobem, stáváte se subjektem údajů a tyto zásady se na vás vztahují.
Používáním webu https://bohenoc.com, odesláním formuláře či navázáním komunikace potvrzujete, že jste se s těmito zásadami seznámili a berete je na vědomí. Vždy však máte možnost se na nás obrátit s dotazy nebo požadavky týkajícími se vašeho soukromí.
2. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich zákonné a bezpečné nakládání.
Správce:
Bohenoc
eventová agentura zaměřená na organizaci tematických eventů, pokerových večerů a společenských večerů.
Kontaktní údaje pro dotazy k ochraně soukromí:
Na uvedených kontaktech můžete uplatnit svá práva subjektu údajů, požádat o upřesnění informací o zpracování nebo vznést námitky proti konkrétnímu způsobu využití vašich údajů.
3. Rozsah a účel zpracování údajů
Rozsah zpracování osobních údajů vždy odpovídá konkrétnímu účelu, pro který jste nám údaje poskytli, a potřebám organizace eventů a souvisejících služeb. Nikdy nepožadujeme více údajů, než je nezbytné.
3.1 Jaké osobní údaje zpracováváme
Typicky zpracováváme následující kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje: jméno, příjmení, případně název a identifikátor společnosti, pracovní pozice;
- kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo, doručovací nebo fakturační adresa;
- údaje související s poptávkou: specifikace požadované akce, preferovaný termín, místo konání, odhadovaný počet hostů, orientační rozpočet a další dobrovolně poskytnuté informace;
- údaje z komunikace: obsah e-mailové komunikace, poznámky z telefonických hovorů a konzultací;
- údaje pro fakturaci a plnění smlouvy: fakturační údaje společnosti, platební informace v rozsahu nezbytném pro účetnictví (nikoli však údaje o platebních kartách);
- technické údaje: IP adresa, logy serveru a základní informace o zařízení a prohlížeči v souvislosti s návštěvou webu.
3.2 Účely zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme především za těmito účely:
- Vyřízení poptávky a příprava nabídky – abychom vás mohli kontaktovat, lépe porozumět požadavkům na event a navrhnout vhodné řešení včetně cenové kalkulace.
- Uzavření a plnění smlouvy – organizace eventu, koordinace dodavatelů, komunikace před, během a po akci, fakturace a případné vyřízení reklamací.
- Komunikace s klienty a zájemci – zasílání odpovědí na dotazy, domlouvání schůzek, potvrzení rezervací a sdílení důležitých informací k průběhu eventu.
- Marketing v přiměřeném rozsahu – informování o novinkách a službách eventové agentury Bohenoc, pokud jste k tomu udělili souhlas nebo pokud je komunikace přiměřená našemu předchozímu vztahu (například navazující informace k realizovanému eventu).
- Zlepšování služeb a webu – analýza návštěvnosti, sledování výkonu webu a optimalizace obsahu tak, aby návštěvníci našli potřebné informace o eventech co nejrychleji.
- Plnění právních povinností – zejména povinnost vedení účetnictví, archivace daňových dokladů a zpracování údajů pro případné právní nároky.
4. Právní základ zpracování
Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající právní důvod podle nařízení GDPR a souvisejících právních předpisů. Konkrétně se jedná o tyto právní základy:
- Plnění smlouvy a jednání před jejím uzavřením – zpracování údajů je nezbytné pro vyřízení vaší poptávky, přípravu nabídky, uzavření smlouvy a realizaci eventu. Bez těchto údajů bychom nemohli služby poskytnout.
- Oprávněný zájem správce – spočívá zejména v ochraně našich práv a oprávněných nároků (např. vymáhání pohledávek), v přiměřené propagaci našich služeb stávajícím klientům a ve zlepšování kvality poskytovaných služeb a webové prezentace.
- Souhlas subjektu údajů – v případech, kdy zákon vyžaduje váš výslovný souhlas (např. některé marketingové aktivity nebo nepovinné analytické cookies), zpracováváme údaje pouze na základě tohoto souhlasu a v rozsahu, ke kterému jste jej poskytli.
- Plnění právní povinnosti – zpracování je nezbytné pro splnění našich zákonných povinností, zejména v oblasti daňové a účetní legislativy a povinné archivace dokumentů.
Pokud je právním základem souhlas, máte právo jej kdykoliv odvolat, a to stejným způsobem, jakým jste jej poskytli, nebo prostřednictvím kontaktů uvedených v části Kontakt a možnost podání stížnosti. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zpracování, které již proběhlo před jeho odvoláním.
5. Způsoby získávání údajů
Osobní údaje získáváme zejména přímo od vás, případně z dalších zdrojů v nezbytném a zákonném rozsahu.
5.1 Údaje poskytnuté přímo vámi
- Kontaktní formuláře na webu – údaje uvedené v kontaktním nebo poptávkovém formuláři (např. jméno, e-mail, telefon, informace o požadovaném eventu).
- E-mailová komunikace – údaje zaslané v e-mailech, přílohách nebo jiných sděleních souvisejících s plánovaným nebo uskutečněným eventem.
- Telefonická komunikace a osobní schůzky – údaje sdělené během hovoru nebo konzultace, které jsou nutné pro navržení a zajištění služeb.
5.2 Údaje získané automaticky při používání webu
- Provozní a technické logy – IP adresa, datum a čas přístupu, URL adresa, stavový kód, informace o prohlížeči a operačním systému. Tyto údaje slouží pro zajištění bezpečnosti, funkčnosti a diagnostiky chyb webu.
- Cookies a podobné technologie – malé soubory ukládané do vašeho zařízení, které umožňují základní fungování webu, měření návštěvnosti a případné přizpůsobení obsahu. Detaily uvádíme v části Používání cookies.
6. Uchovávání a zabezpečení údajů
Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytně nutnou k naplnění výše uvedených účelů a vždy v souladu s platnými právními předpisy. Délka uchovávání se může lišit podle povahy konkrétního vztahu a povinností, které se k němu vážou.
6.1 Zásady uchovávání údajů
- údaje k vyřízení nezávazné poptávky obvykle uchováváme po dobu trvání komunikace a následně po přiměřenou dobu, pokud dojde k navázání užší spolupráce;
- údaje související s uzavřenou smlouvou a uskutečněnými eventy uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a po uplynutí zákonných lhůt pro archivaci účetních dokladů a pro ochranu našich právních nároků;
- marketingové kontakty, k nimž máte udělen souhlas, uchováváme do doby odvolání souhlasu nebo do doby, kdy se komunikace stane zjevně neúčelnou;
- technické záznamy a logy serveru uchováváme po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti a ladění provozu webu.
6.2 Zabezpečení osobních údajů
Pro ochranu osobních údajů používáme vhodná technická a organizační opatření odpovídající povaze, rozsahu a účelům zpracování. Patří mezi ně zejména:
- šifrované spojení mezi vaším prohlížečem a naším webem (HTTPS);
- omezený přístup k osobním údajům pouze pro osoby, které je nezbytně potřebují pro svou práci a jsou vázány mlčenlivostí;
- pravidelné aktualizace a zabezpečení používaného softwaru a hostingové infrastruktury;
- zálohování vybraných dat a postupy pro obnovu v případě incidentu;
- smluvní zajištění ochrany údajů u dodavatelů, kteří mohou mít k údajům přístup.
Přestože používáme přiměřená bezpečnostní opatření, žádný způsob přenosu nebo ukládání dat není zcela bez rizika. V případě, že bychom zaznamenali incident, který by mohl mít negativní dopad na vaše práva a svobody, přijmeme nezbytné kroky a budeme postupovat v souladu s platnými právními předpisy.
7. Předávání údajů třetím stranám
Osobní údaje můžeme předávat pouze takovým subjektům, které nám pomáhají zajistit provoz webu, organizaci eventů nebo splnění našich právních povinností. Vždy dbáme na to, aby tyto subjekty poskytovaly odpovídající úroveň ochrany údajů a zpracovávaly je pouze podle našich pokynů.
7.1 Kategorie příjemců
- IT a hostingoví poskytovatelé – správa serverů, hosting webu, e-mailové služby, nástroje pro online formuláře a další technická infrastruktura.
- Účetní a daňoví poradci – zpracování účetnictví a plnění zákonných povinností v oblasti daní a financí.
- Právní poradci – nárokové a právní agendy v případech sporů, reklamací nebo vymáhání pohledávek.
- Kooperující dodavatelé služeb pro eventy – pouze v rozsahu nezbytném pro zajištění konkrétní akce (např. technické zajištění, catering, doprovodný program), a to převážně na základě smluvního vztahu, který obsahuje ustanovení o ochraně údajů.
7.2 Předávání mimo EU/EHP
V případě, že by mělo dojít k předání osobních údajů do země mimo EU/EHP, zajistíme, aby toto předání proběhlo pouze za podmínek stanovených právními předpisy, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo použitím standardních smluvních doložek.
Osobní údaje neprodáváme třetím stranám ani je nepředáváme způsobem, který by vedl k jejich využití k nezávislým marketingovým aktivitám bez vašeho vědomí.
8. Práva subjektů údajů
V souladu s platnými předpisy máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů řadu práv. Tato práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v části Kontakt a možnost podání stížnosti. Vaše žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtách stanovených právními předpisy.
8.1 Právo na přístup
Máte právo požádat o potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, získat kopii těchto údajů a informace o způsobu jejich zpracování.
8.2 Právo na opravu
Pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění tak, aby odpovídaly skutečnosti.
8.3 Právo na výmaz
V určitých případech máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, například pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo pokud odvoláte souhlas, na jehož základě byly zpracovávány. Toto právo však nemusí být uplatnitelné tam, kde nám zpracování ukládá zákon.
8.4 Právo na omezení zpracování
Máte právo požadovat omezení zpracování, například pokud napadnete přesnost údajů nebo vznesete námitku proti zpracování. V takovém případě údaje uchováváme, ale jinak s nimi bez vašeho souhlasu nenakládáme, dokud se situace nevyjasní.
8.5 Právo vznést námitku
V případě zpracování založeného na našem oprávněném zájmu máte právo vznést námitku. Pokud jde o námitku proti přímému marketingu, zpracování za tímto účelem vždy ukončíme.
8.6 Právo na přenositelnost údajů
Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají a které jste nám poskytli na základě souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci, pokud je to technicky proveditelné.
8.7 Právo odvolat souhlas
Pokud je základem zpracování váš souhlas, můžete jej kdykoliv odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu může vést k omezení nebo ukončení poskytování služeb, které bez tohoto zpracování nelze poskytnout.
9. Používání cookies
Na webu https://bohenoc.com používáme cookies a obdobné technologie, které nám pomáhají zajistit jeho správné fungování, zpřehlednit prezentaci našich služeb a případně analyzovat návštěvnost. Podrobnější informace jsou uvedeny v dokumentu Zásady cookies, níže uvádíme shrnutí.
9.1 Typy používaných cookies
- Nezbytné (technické) cookies – zajišťují základní funkce webu, jako je načítání stránek, zabezpečení a uložení vašich voleb souvisejících s cookies. Bez těchto souborů by web nefungoval správně a jejich použití nevyžaduje souhlas.
- Preferenční cookies – umožňují si zapamatovat některá vaše nastavení (například jazyk nebo způsob zobrazení), aby pro vás bylo procházení webu pohodlnější. Používáme je pouze v případě, že je to nezbytné pro komfortní fungování webu.
- Analytické a statistické cookies – pomáhají nám porozumět, jak návštěvníci používají naše stránky, jaké sekce je zajímají a kde můžeme zlepšit přehlednost informací o eventech. Tyto cookies zpracováváme buď v anonymizované podobě, nebo pouze na základě vašeho souhlasu.
9.2 Nastavení a odmítnutí cookies
Při první návštěvě webu se vám zobrazí lišta s informacemi o používání cookies, kde můžete vyjádřit své preference. Nezbytné cookies jsou nastaveny automaticky, ostatní kategorie si můžete povolit či zakázat.
Nastavení cookies lze kdykoliv upravit také ve vašem internetovém prohlížeči, kde můžete existující cookies smazat nebo zablokovat jejich ukládání. Upozorňujeme, že úplné zablokování cookies může ovlivnit funkčnost některých částí webu.
10. Doba uchovávání údajů
Doba uchovávání osobních údajů se odvíjí od účelu, pro který byly shromážděny, a od požadavků právních předpisů. Snažíme se údaje neuchovávat déle, než je nezbytné.
- údaje získané v rámci nezávazných poptávek uchováváme po dobu trvání komunikace a nejvýše několik let po jejím ukončení, pokud nedojde k uzavření smlouvy;
- údaje související s uzavřenou smlouvou uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu stanovenou právními předpisy (obvykle 5 až 10 let pro účetní a daňové doklady) a po dobu nezbytnou pro ochranu našich právních nároků;
- údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do doby odvolání souhlasu nebo do doby, kdy pominul účel, pro který byl souhlas udělen;
- technické logy a záznamy o provozu webu uchováváme typicky po dobu několika měsíců až let, v závislosti na bezpečnostních a provozních potřebách.
Po uplynutí stanovených dob jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány tak, aby je již nebylo možné přiřadit ke konkrétní osobě.
11. Kontakt a možnost podání stížnosti
Pokud máte jakékoli dotazy, připomínky nebo požadavky týkající se zpracování vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit.
Kontaktní údaje správce:
Vždy se snažíme případné podněty vyřešit k vaší spokojenosti. Pokud byste však měli za to, že vaše námitky nebyly vypořádány v souladu s právními předpisy, máte právo obrátit se na příslušný dozorový úřad se stížností na zpracování osobních údajů.
Aktuální kontakty na dozorové orgány a další informace o ochraně osobních údajů najdete na stránkách příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů ve vaší zemi.
Tyto zásady mohou být průběžně aktualizovány, aby odrážely změny v poskytovaných službách, technologiích nebo právních požadavcích. Aktuální verze je vždy k dispozici na této stránce.